そのやり方で大丈夫？ 知らないと損する販売管理システム7つのポイント
- 平
- 2024年11月26日
- 読了時間: 8分
こんにちは、ひふみマネジメントの平です。
わたしたち企業が成長し続けていくためには「業務効率の向上」は常に意識しておきたいところです。
特に受発注業務は会社の利益に大きく貢献する一方、慎重かつ作業量が求められる仕事です。注文を間違えることなく円滑に行うことができれば、お客様との信頼度向上、売上増加、利益還元へと繋げていくことができます。
しかし、そんな重要な受発注業務や情報管理を紙ベースで処理している場合、多くの手間とリスクが伴います。
そして結果的に「お客様の信頼を失い、売上が減少。コストが増加する」というマイナスな展開へと繋がってしまう場合があります。このような状況に陥らないためにも既存のやり方を見直し、システムを効率良く併用していくことが大切です。
そこで今回は、業務効率が格段にアップする販売管理システムFLAMの魅力について詳しくご紹介します。
１，時間の掛かる手書き注文は自動反映で時短化へ
発注書の手書き作成は記入に時間が掛かり、人件費を多く消費しますが、販売管理システムを使用すれば大幅に短縮できます。
なぜなら商品名やお客様情報の一部を入力するだけで、そのワードを含んだものだけが検索結果に表示されるからです。
例えば「C810H」と入力すると「C810Hというワードを含んだ商品名のみ」が表示されるため、複数色や種類別の商品を注文する際に素早く選択できるのです。
また、商品が選択されると価格やメーカー名、規格などが発注書に自動反映されるのも魅力です。１つ１つ入力する手間がなく、人間が記入するより情報が正確です。一度登録した商品や納品先は繰り返し使用でき、修正、加筆も自由に行えます。住所を登録する場合も郵便番号から自動で検索し、反映してくれますよ。
手書きでの発注作業は記入者特有の書体による認識ミスや誤発注も起こりやすく、物理的な損傷によるリスクも常に伴います。無駄な人件費とリスクを減らすためにも販売管理システムの導入はとてもおすすめです。
弊社が使用している販売管理システムFLAMについてはこちら
２，受注状況の確認は番号管理でスムーズに
お客様の受注状況は販売管理システムを使うことで一括管理できます。
例えば、社名で絞って過去の注文履歴をすべて表示したり、日付や商品別による検索、金額の高い注文順に並び変えも可能です。
各注文ごとに受注番号が発行されるため、お客様や別の従業員との状況確認も素早く行えます。受注以外にも発注や入金、請求書にも管理番号は発行され、業務の効率化に役立ちます。
状況確認の早さはお客様との信頼関係に大きく影響する場合があります。
例えば「注文中の数量を変更したい」「進捗具合がどうなっているのか知りたい」といった問い合わせに対して大幅な時間を使うのは好ましくありません。返答を待つ間、お客様は不安や心配を抱えているからです。
特に納期に厳しいお客様や大口注文に対して迅速な対応ができない場合は、競合に流れてしまう恐れもあります。
このようなリスクを減らすためにも受注状況の確認はスムーズに行えた方が効果的です。
３，納期回答は分かりやすく効率良く送る
納期回答に販売管理システムを使うと、商品・数量・納品先・納期・送状番号を1枚のPDFに集約できます。1枚ですべての情報が分かるため、商品ごとに納期が違う場合でも「どの商品がいつ入荷されるのか」をお客様が一目で確認できます。
また、別の担当者が納期回答を行った場合も管理番号からすぐに確認ができ、最終編集者や更新日時の把握も可能です。
納期回答について送るメールは、事前に登録しておいた定型文をプルダウンから選択するのみ。PDFを自動で添付して素早くメールを送信できます。
いつ・誰が・どこに・何を送ったのかなど、履歴もしっかり確認できますよ。
定型文をコピー＆ペーストして納期回答を送る場合とシステムを併用した場合とでは、数をこなすにつれ時間の差は大きくなるばかりです。無駄な人件費を生まないためにも、納期回答は効率良く送るのがおすすめです。
４，過去の履歴は全表示でお客様好みの提案へ
大量にある書類の中から過去の履歴を調べるのはとても大変な作業ですが、販売管理システムを使えばパソコンの画面内ですべて確認できます。表示件数は20件、100件と好みに合わせて変更でき、日付・納入先・合計金額・担当者などが１つの画面で確認できます。
また、クラウド型の管理システムは、インターネットが繋がる場所であればどこからでも閲覧できます。お客様を訪問中に過去の注文話が浮上しても困ることがありません。
「今年のA社からの注文は何件あったのか」「B社はどのくらいのペースで注文をくれているのか」などの情報が素早く確認できると、今後の経営戦略や提案も行いやすいです。
過去の履歴をスムーズに参照できないとお客様の購入傾向や好みを見落とし、クロスセルの機会を逃すことにも繋がります。お客様が望むであろう次のサービスに先回りして収益アップに繋げるためにも、業務効率の向上は効果的です。
クロスセルについてはこちら
５，請求書は全社一括送信でメリットだらけ
請求書のデジタル化は経済、セキュリティ、環境面から見ても多くのメリットがあります。
まず、紙代や郵送費が不要になるとコストが削減できます。請求書を封筒に入れる作業がなくなるため人件費も削減でき、間違えないようにと気を遣う従業員の心労も減らせます。
さらに、交通状況による配達遅延のリスク、誤配送による情報漏れの危険性もありません。
無駄な紙やガソリン ( CO2 ) を排出しないことは地球環境への取り組みに繋がり、SDGsの観点からも会社のアピールポイントになります。
請求書はシステム内でそれぞれ自動作成され、複数のお客様に一括でメール送信ができます。インボイス番号・振込先・注文明細・支払期限が記載されるため、お客様からの不必要な問い合わせも減らせます。
信頼性を高めつつコストも抑えられるデジタル請求書の導入は、ビジネスの成長をサポートする重要な対応です。
６，入金確認は安全・正確・スムーズに
販売管理システムで入金処理を行っていると ”繰越金がいつ発生したのか” が、請求書を送る前段階で発見できます。なぜなら、入金日・取引区分・担当者・合計金額を社名別に表示したり、過去すべての請求額と入金額を横並びで表示させることができるからです。
１つの画面で履歴を遡ることは問題を発見しやすく、システムによる自動計算は計算ミスも起こりません。
また、サーバーはSSLにより通信データを暗号化。外部からのデータ改ざんや不正アクセスを防ぎ、お客様の大切な情報を安全かつ確実に保管できます。
入金確認を手作業で行うデメリットは、金額を間違えていた場合に気が付きにくいことです。いつどこで誤差が出たのかを確認するために書類を１枚１枚遡るのはとても大変な作業になるため、入金確認のデジタル化はとても有効な手段です。
７，情報はセキュリティで安全に管理
販売管理システムを使って情報を管理することは、紙ベースで保管するより安全性が高いです。弊社が使用している販売管理システムFLAMでは、定期的に第三者監査機関によるペネトレーションテストを実施しているためウィルス対策、不正アクセス対策が標準実装されています。
さらに、IDとパスワードに加え、モバイルデバイスに通知される数字を入力しないとログインできないMFAの設定も可能です。管理者は従業員のログイン状況を確認できるため、外部からの不正アクセス早期発見に貢献できます。
クラウド型のシステムはデータ破損のリスクも少なく、万が一パソコンが壊れてしまっても、IDとパスワードが分かれば別のパソコンからログインできます。データはクラウド上に保存されているので紛失、消失の心配は基本的に必要ありません。
紙ベースでの情報管理はバックアップが十分に取られていないケースが多く、突然のアクシデントや災害が発生した際にデータが失われる可能性があります。また、誰でも簡単に閲覧できる状態のため、情報漏れのリスクも否めません。
プライバシーや情報漏えいのリスクは会社の信用問題に繋がるため、セキュリティ面は高めた方が安心です。
相談受付のご案内
弊社では販売管理システムFLAMを実際に使用しているからこそ分かる視点で、皆様からのご質問・ご相談にお答えしています。導入手順の解説だけでなく、現場での具体的な課題や疑問に答えられるよう努めておりますので、お気軽にお問い合わせください。
こちらのGoogleカレンダーから予約をお取りいただけます。
こんな方におすすめです。
・導入方法や金額に具体的なアドバイスが欲しい方
・実際の使用経験に基づいた情報が必要な方
・データ分析による営業へのヒントを求めている方
・FLAMを活用した業務改善に興味のある方
まとめ
販売管理システムを導入することは、紙ベースで情報管理を続けるより圧倒的にメリットが多いです。作業時間短縮、安全面強化、効率アップ、コスト削減、人件費削減…と、細かいところまで言い出すとキリがありません。
お客様と従業員のためにも、紙に頼る時代から卒業してデジタル化を是非検討してみてください。
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それでは、失礼いたします。
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